Política de Privacidade e Cookies

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelos tratamentos próprios descritos nesta Política atua sob a marca FiscFlow. A identificação legal completa do responsável é disponibilizada na documentação contratual e fiscal aplicável. Para questões de privacidade pode contactar suporte@fiscflow.pt.

Quando a FiscFlow trate dados exclusivamente por conta de um cliente empresarial, esse cliente poderá ser o responsável pelo tratamento e a FiscFlow atuará como subcontratante nos termos do respetivo Acordo de Tratamento de Dados.

2. Dados que podem ser tratados

Consoante a relação existente, podem ser tratados dados de identificação e contacto, dados profissionais e empresariais, dados de conta e autenticação, informação de faturação e transação, documentos e informação que o utilizador decida carregar, dados operacionais introduzidos em serviços empresariais, pedidos de suporte, comunicações, registos técnicos e de segurança, bem como preferências de marketing e prova de consentimento quando aplicável.

3. Finalidades e fundamentos jurídicos

Os dados podem ser tratados para celebrar e executar contratos ou diligências pré-contratuais; criar e administrar contas e subscrições; prestar suporte; emitir documentação fiscal e cumprir obrigações legais; proteger sistemas, prevenir fraude, investigar incidentes e defender direitos com fundamento jurídico adequado; enviar comunicações comerciais quando exista consentimento ou outro fundamento válido; e medir ou melhorar o serviço através de informação agregada, anonimizada ou outro tratamento legitimamente fundamentado.

4. Dados tratados por conta de clientes B2B

No FiscFlow Escalas e em determinados serviços tecnológicos, o cliente empresarial pode determinar as finalidades do tratamento de dados dos seus trabalhadores, colaboradores, prestadores, clientes ou utentes. Nesses casos, a FiscFlow trata os dados segundo instruções documentadas e o acordo de tratamento de dados aplicável.

5. Destinatários, prestadores e transferências

A FiscFlow pode recorrer a prestadores de alojamento, infraestrutura, base de dados, autenticação, email, comunicações, pagamentos, faturação, segurança, monitorização e outros serviços técnicos necessários. O acesso é limitado à finalidade contratada e sujeito às garantias aplicáveis.

Quando exista transferência de dados para fora do Espaço Económico Europeu, será utilizado mecanismo juridicamente válido, como decisão de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outro instrumento admissível, acompanhado de medidas suplementares quando necessárias.

5-A. Assistente FiscFlow com inteligência artificial

Quando o utilizador decide usar o Assistente FiscFlow, o texto introduzido na conversa pode ser enviado através da infraestrutura FiscFlow para a API da OpenAI, utilizada para gerar a resposta. O utilizador não deve introduzir palavras-passe, chaves de acesso, dados bancários, dados de saúde ou outros dados pessoais que não sejam necessários à dúvida colocada.

O Assistente é uma ferramenta de apoio e informação. Não substitui aconselhamento profissional individualizado nem toma decisões automatizadas com efeitos jurídicos sobre o utilizador.

6. Conservação

Os dados são conservados apenas pelo período necessário às finalidades que justificaram o tratamento, acrescido dos prazos exigidos por obrigações legais, defesa de direitos, segurança, prevenção de fraude e ciclos técnicos de backup. Os critérios concretos variam consoante a categoria de dados e a relação contratual.

7. Direitos dos titulares

Nos termos legalmente aplicáveis, o titular pode exercer direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição, portabilidade e retirada do consentimento, bem como os demais direitos previstos no RGPD. A retirada do consentimento não prejudica a licitude do tratamento efetuado anteriormente.

O exercício de direitos pode ser solicitado através de suporte@fiscflow.pt. O titular pode ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sem prejuízo de outros meios legalmente disponíveis.

8. Segurança

A FiscFlow adota medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco, incluindo controlos de acesso, proteção de credenciais, comunicações cifradas quando aplicável, atualização de sistemas, segregação lógica, monitorização e mecanismos de recuperação. Nenhuma medida tecnológica permite garantir risco zero.

9. Cookies e tecnologias semelhantes

Podem ser utilizados cookies ou tecnologias semelhantes estritamente necessários ao funcionamento, autenticação, segurança e conservação de preferências essenciais. Cookies não essenciais, designadamente de analítica, publicidade ou personalização que dependam de consentimento, apenas serão utilizados após escolha válida do utilizador quando a lei assim o exija.

O utilizador pode alterar ou retirar as preferências através do mecanismo de gestão de cookies disponibilizado. A recusa de cookies não essenciais não deve impedir o acesso às funcionalidades que não dependam legitimamente desses cookies.

10. Comunicações comerciais

As preferências de marketing são separadas da aceitação necessária dos contratos. Quando o fundamento seja o consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento. Os pedidos de não contacto são respeitados nos termos legalmente aplicáveis.

11. Menores e alterações desta Política

Os serviços profissionais FiscFlow não são intencionalmente dirigidos a menores. Esta Política pode ser atualizada para refletir alterações legais, técnicas ou funcionais; alterações materiais serão comunicadas quando adequado.